PRIVACYVERKLARING
Privacy is zeer belangrijk voor ons. We willen onze (potentiële) cliënten, leveranciers, partners en tegenpartijen zoveel mogelijk informeren, hun privacy respecteren en controle geven over wat er met hun gegevens gebeurt. Hieronder vindt u ons beleid inzake het verzamelen, opslaan, gebruiken, communiceren en openbaar maken van persoonsgegevens.
De Bock & Baluwé Advocaten wil benadrukken dat zij er te allen tijde naar streeft om te handelen in overeenstemming met de EU verordening van 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (hierna “AVG) en de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
INHOUD
TOEPASSINGSGEBIED.
IDENTITEIT VAN DE VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE.
WELKE PERSOONSGEGEVENS WORDEN VERWERKT EN WAAROM.
DOELEINDEN VAN DE VERWERKING.
BEWAARTERMIJN.
CATEGORIEEN ONTVANGERS PERSOONSGEGEVENS.
RECHTEN VAN DE BETROKKENE.
BEVEILIGING.
DOORGIFTE NAAR DERDE LANDEN.
KINDEREN.
KLACHTEN.
BLIJF OP DE HOOGTE VAN AANPASSINGEN.
TOEPASSINGSGEBIED
Deze privacyverklaring (hierna de “Privacyverklaring”) is van toepassing op elk bezoek aan en gebruik van de website (www.dbblaw.be) alsook op alle relaties (en de gegevensuitwisseling die eventueel hiermee gepaard gaat) tussen De Bock & Baluwé Advocaten (en elke advocaat verbonden aan het kantoor De Bock & Baluwé Advocaten) en haar (potentiële) cliënten, leveranciers, partners en/of tegenpartijen.
IDENTITEIT VAN DE VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE
De verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens is De Bock & Baluwé Advocaten. De Bock & Blauwé Advocaten is een groeperingsovereenkomst (in de zin van de Codex Deontologie voor Advocaten) tussen de bv D2 Law (ondernemingsnummer 0719.555.007), de bv Koen Baluwé (ondernemingsnummer 0474.599.818) en Mieke Vansteenkiste (ondernemingsnummer 0812.626.012).
De verwerkingsverantwoordelijke is diegene die het doel en de middelen (het ‘wat’, het ‘hoe’ en het ‘waarom’) van de verwerking van de persoonsgegevens bepaalt.
De Bock & Baluwé Advocaten kan gecontacteerd worden per post, via telefoon 00 32 9 241 80 30, per fax 00 32 9 383 83 59 en via e-mail info@dbblaw.be of gdpr@dbblaw.be.
Specifiek met betrekking tot de Privacyverklaring kunnen, behoudens de hierboven vermelde contactgegevens, ook de volgende personen gecontacteerd worden:
Koen De Bock
Koen Baluwé
Mieke Vansteenkiste
Julie Detemmerman
WELKE PERSOONSGEGEVENS WORDEN VERWERKT EN WAAROM
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die het mogelijk maken om iemand te identificeren. Dit omvat onder meer, maar niet exclusief, gegevens zoals naam, adres, gebruikersnaam, bedrijfsnaam, e-mailadres en telefoonnummer, maar ook andere informatie zoals IP-adres, informatie over de bedrijfssector, enzoverder.
Welke gegevens wij verzamelen is afhankelijk van de context van uw interactie met ons, de wijze van contactname en de door u verstrekte informatie.
Volgende persoonsgegevens kunnen door ons worden verwerkt:
· Gegevens die door u worden meegedeeld bij contactname met ons kantoor (bv. per telefoon, e-mail, post, fax, uitwisselen van business cards, bezoeken van het kantoor) of die worden bekomen via andere weg, bijvoorbeeld via een openbare bron.
a. Identificatie – en contactgegevens
· Naam
· Voornaam
· E-mailadres
· Telefoonnummer (vast/gsm)
· Faxnummer
· Woonadres
· Bedrijfsadres
· Functie en hoedanigheid
· Bedrijfsnaam
b. Financiële gegevens
· Bankrekeningnummer
c. Familiale gegevens
d. Persoonlijke kenmerken, o.m. geslacht, leeftijd, geboortedatum, nationaliteit,…
e. Professionele gegevens, o.m. beroep, contractuele relaties
f. Strafrechtelijke en gerechtelijke gegevens of andere bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens
DOEL EN JURIDISCHE GROND
Deze gegevens worden verzameld met het oog op het leveren van een correcte en kwalitatieve dienstverlening en de goede uitvoering van onze opdracht/overeenkomst, alsook met het oog op het prospecten-, cliënten – en leverancierbeheer, algemene en financiële administratie. Tevens kan deze informatie gebruikt worden voor marketingdoeleinden.
De juridische gronden voor het verwerken van deze persoonsgegevens kunnen de volgende zijn:
· De uitvoering van een overeenkomst: het verstrekken van aantal van deze persoonsgegevens is een noodzakelijke voorwaarde om contact op te nemen met De Bock & Baluwé Advocaten en eventueel samen te werken. Het verwerken van de gegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van de met ons gesloten overeenkomsten.
· Naleven van wettelijke en deontologische verplichtingen: als advocatenkantoor moeten wij verschillende wettelijke verplichtingen naleven waardoor wij verplicht welbepaalde persoonsgegevens dienen bij te houden. Dit is o.m. het geval in het kader van de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten.
· Het rechtmatig belang van ons advocatenkantoor om een correcte dienstverlening te kunnen bieden, zijnde het behartigen/verdedigen van de belangen van onze cliënten.
Wanneer de persoonsgegevens eveneens gebruikt worden voor marketingdoeleinden is de juridische grond ofwel het rechtmatig belang van De Bock & Baluwé Advocaten om publiciteit te voeren gericht aan reeds bestaande cliënten voor gelijkaardige diensten, ofwel de door u gegeven vrije toestemming voor het ontvangen van marketinginformatie. Bovendien zal steeds de mogelijkheid worden voorzien om zich uit te schrijven.
Indien er sprake zou zijn van een verwerking van gevoelige gegevens is de juridische grond de noodzaak voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering in de zin van artikel 9,2, f) AVG.
· Gegevens die worden meegedeeld bij een sollicitatie
a. Academisch curriculum
b. Professionele ervaring
c. Publicaties
d. Lidmaatschap van/deelname in beroepsorganisaties
e. Beroepsbekwaamheid
DOEL EN JURIDISCHE GROND
Teneinde uw sollicitatie te kunnen verwerken is het noodzakelijk dat u bovenstaande gegevens verstrekt. Het niet verstrekken van deze gegevens zal ertoe leiden dat De Bock & Baluwé Advocaten uw sollicitatie niet kan behandelen.
De juridische grond voor het verwerken van deze persoonsgegevens is het rechtmatig belang van De Bock & Baluwé Advocaten om de capaciteiten en persoonlijke kenmerken van de betrokkene te controleren in functie van de vacature.
Wanneer er sprake is van bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals nationaliteit, gezondheidsgegevens, strafrechtelijke gegevens, rijksregisternummer, gegevens over het seksuele leven, politieke opvattingen, lidmaatschap van een vakbond,…) dan is de juridische grond voor de verwerking de toestemming van u voor het verwerken van deze gegevens.
DOELEINDEN VAN DE VERWERKING
De hierboven vermelde persoonsgegevens worden door ons verwerkt voor volgende doeleinden:
· Correcte en kwalitatieve dienstverlening en optimalisatie
· Communicatie met de betrokkene
· Prospecten-, cliënten– en leveranciersbeheer (opstellen (potentiële ) cliënten-, partner– en leverancierslijsten)
· Algemene en financiële administratie (boekhouding)
· Marketingdoeleinden, waaronder direct marketing
· Sollicitaties
Ingeval De Bock & Baluwé Advocaten gebruik maakt van uw persoonsgegevens met het oog op direct marketing, heeft u steeds het recht om u hiertegen te verzetten via een eenvoudig verzoek (mogelijkheid om ‘uit te schrijven’).
Per doelstelling kan de rechtsgrond van de verwerking één van de volgende zijn:
· uw vrije toestemming voor de verwerking
· de voorbereiding of uitvoering van een contract
· de naleving van wettelijke of deontologische verplichtingen
· het prevalerend gerechtvaardigd belang
· de noodzaak voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering
Wanneer wij een prevalerend gerechtvaardigd belang hebben, streven wij naar een evenwicht tussen dat belang en het respecteren van uw privacy.
Wanneer de rechtsgrond van de verwerking gebaseerd is op uw vrije toestemming, heeft u steeds het recht om die toestemming te allen tijde in te trekken. Dit kan via een eenvoudig verzoek gericht aan De Bock & Baluwé Advocaten via de contactgegevens vermeld in deze Privacyverklaring onder ‘Identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke’.
Wij verzamelen en gebruiken uw persoonsgegevens enkel om bovengenoemde doeleinden te realiseren, tenzij we uw ondubbelzinnig en vrije toestemming krijgen om uw persoonsgegevens voor andere doeleinden te gebruiken of tenzij de verwerking noodzakelijk is om een verplichting na te komen, opgelegd door een verordening, een wet, een decreet, een besluit of deontologische voorschriften.
BEWAARTERMIJN
Tenzij wanneer een langere bewaartermijn vereist of gerechtvaardigd is (i) door de naleving van een verjarings –of vervaltermijn voorzien in de wet of (ii) door de naleving van een andere wettelijke verplichting, worden uw gegevens niet langer bewaard dan nodig voor de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld, zoals omschreven in deze Privacyverklaring onder ‘Doeleinden van de verwerking’.
CATEGORIEËN ONTVANGERS PERSOONSGEGEVENS
De verwerkte persoonsgegevens worden enkel en alleen én in overeenstemming met deze Privacyverklaring aan volgende ontvangers meegedeeld:
· Medewerkers en werknemers van de verwerkingsverantwoordelijke
· Betrokkene zelf
· Verwerkers, waarop met het oog op een specifieke opdracht (bv. IT-dienstverleners en boekhouder) beroep wordt gedaan
· Andere derden (bv. tegenpartijen, rechtbank, deskundigen,…) voor zover noodzakelijk voor de uitoefening van de opdracht
Voormelde verwerkers handelen uitsluitend in opdracht van De Bock & Baluwé Advocaten. De Bock & Baluwé Advocaten kan volgende garanties omtrent de gegevensverwerking door deze verwerkers voorleggen:
· De Bock & Baluwé Advocaten heeft in haar overeenkomst met deze derden duidelijke afspraken gemaakt omtrent de kwaliteit van de gegevensverwerking in overeenstemming met de verplichtingen opgelegd door de relevante privacy wetgeving
· De derden kunnen de gegevens uitsluitend gebruiken voor de doeleinden zoals bepaald door De Bock & Baluwé Advocaten en in overeenstemming met deze Privacyverklaring
Onverminderd het voorgaande is het mogelijk dat De Bock & Baluwé Advocaten uw persoonsgegevens moet openbaar maken:
· Aan de bevoegde autoriteiten (i) wanneer De Bock & Baluwé Advocaten hiertoe verplicht is op grond van de wet, de deontologie of in het kader van een gerechtelijke procedure en (ii) ter vrijwaring en verdediging van onze rechten
· Wanneer De Bock & Baluwé Advocaten of nagenoeg al haar activa wordt overgenomen door een derde partij, in welk geval uw persoonsgegevens één van de overgedragen activa zal zijn
RECHTEN VAN DE BETROKKENE
Als betrokkene beschikt u over een aantal rechten die wij respecteren. Indien u één van deze rechten wenst uit te oefenen, gelieve contact op te nemen met ons via de contactgegevens beschreven in deze Privacyverklaring onder ‘Identiteit van de verantwoordelijke voor de verwerking’.
De rechten die u heeft zijn de volgende:
– recht van inzage uiterlijk één maand na ontvangst van het verzoek: u heeft het recht om kennis te nemen van uw gegevens waarover wij beschikken om na te gaan waarvoor wij deze gegevens gebruiken
– recht van aanpassing of rectificatie van verkeerde gegevens: u kunt vragen om onjuiste gegevens te laten verbeteren of onvolledige gegevens te vervolledigen
– recht op bezwaar wanneer u het niet eens bent met de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken
– recht op overdraagbaarheid van gegevens: onder bepaalde voorwaarden heeft u het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkijgen en om deze over te dragen aan derden
– recht op gegevenswissing: onder bepaalde voorwaarden heeft u het recht om persoonsgegevens te laten verwijderen. Dit verzoek kan worden geweigerd.
– recht op beperking van de verwerking
Deze rechten kunt u in principe kosteloos uitoefenen. Hiervoor dient u een verzoek met een kopie van uw identiteitskaart te sturen naar ons, dit om elke ongeoorloofde openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen.
Wanneer uw verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, kunnen wij een redelijke vergoeding aanrekenen voor de administratieve kosten die gepaard gaan met uw verzoek of kunnen wij uw verzoek weigeren. Bovendien kunt u deze rechten slechts éénmaal om de zes maanden uitoefenen.
In ieder geval brengen wij u steeds uiterlijk binnen een termijn van één maand op de hoogte van het gevolg dat aan uw verzoek wordt gegeven.
In bepaalde omstandigheden is De Bock & Baluwé Advocaten niet verplicht om uw verzoek in te willigen. Dit kan verband houden met wettelijke of deontologische verplichtingen, redenen van algemeen belang (statistische doeleinden, wetenschappelijk of historisch onderzoek), het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering of de gerechtvaardigde uitoefening van het recht op vrijheid van meningsuiting en/of informatie.
BEVEILIGING
Alle informatie wordt opgeslagen in een veilige omgeving. Deze informatie is niet toegankelijk voor het publiek. Binnen De Bock & Baluwé Advocaten hebben enkel de personen die daartoe gemachtigd zijn, toegang tot de persoonsgegevens, en enkel als die gegevens relevant zijn om hun opdracht te vervullen.
DOORGIFTE NAAR DERDE LANDEN
In principe zal De Bock & Baluwé Advocaten uw persoonsgegevens niet doorgeven aan entiteiten gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER).
Ingeval er toch sprake zou zijn van een overdracht van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) aan een bestemmeling die zijn woonplaats of zetel heeft in een land dat niet onder een adequaatheidsbesluit valt, uitgevaardigd door de Europese Commissie, dan zal deze doorgifte worden beheerst door bepalingen van een doorgifteovereenkomst, die ofwel (i) de standaard contractuele clausules zoals bepaald in de ‘Beslissing van de Europese Commissie van 5 februari 2010 (Decision 2010/87/EC)’ zal bevatten, ofwel (ii) gebaseerd is op enig ander mechanisme op grond van de privacy wetgeving of enige andere regelgeving betreffende de verwerking van persoonsgegevens waardoor er passende waarborgen worden geboden.
KINDEREN
Wij verzoeken personen jonger dan 16 jaar geen persoonlijke gegevens aan De Bock & Baluwé Advocaten mee te delen, tenzij er hiervoor toestemming is verkregen van ouder(s) of voogd(en). Als we ontdekken dat we persoonlijke gegevens hebben verzameld van een persoon jonger dan 16 jaar, verwijderen wij deze gegevens zo snel mogelijk.
KLACHTEN
Wanneer u het oneens bent met de manier waarop De Bock & Baluwé Advocaten uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en/of verwerkt, kan u vanzelfsprekend contact opnemen met ons.
Daarnaast beschikt u over de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit, die u via onderstaande gegevens kan contacteren:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35 1000 BRUSSEL
Tel: +32 (0)2 274 48 00
Fax: +32 (0)2 274 48 35
E-mail: contact@apd-gba.be
BLIJF OP DE HOOGTE VAN AANPASSINGEN
De Bock & Baluwé Advocaten kan deze Privacyverklaring wijzigen, bijvoorbeeld naar aanleiding van marktevoluties en nieuwe verwerkingsactiviteiten. Wij nodigen u dan ook uit om steeds de laatste versie van dit beleid te raadplegen op onze website. Uiteraard informeren wij u voorafgaandelijk via onze website of andere courante communicatiekanalen van elke inhoudelijke wijziging en vragen wij, wanneer de wet dit vereist, uw voorafgaande toestemming voor onze (nieuwe) verwerkingsactiviteiten.