Werkgever, vergeet uw intern reglement niet!

Op 16 december 2024 trad de Wet tot regeling van de private opsporing (hierna “WPO“) in werking.

Deze wet heeft een aantal implicaties voor werkgevers die activiteiten van private opsporing verrichten, met name in het kader van een onderzoek naar werknemers.

In toepassing van artikel 3 van de WPO is er sprake van een activiteit van private opsporing wanneer de volgende cumulatieve voorwaarden zijn voldaan:

• De activiteit wordt uitgevoerd door een natuurlijk persoon;
• De activiteit wordt uitgevoerd in opdracht van een opdrachtgever;
• De activiteit bestaat uit het verzamelen van inlichtingen verkregen door de verwerking van informatie over natuurlijke of rechtspersonen of aangaande de toedracht van door hen begane feiten;
• De activiteit heeft als doelstelling om de verzamelde inlichtingen te verschaffen aan de opdrachtgever om diens belangen in het kader van een effectief conflict of een mogelijk conflict te vrijwaren of om verdwenen personen of verloren of gestolen goederen op te sporen.

In het kader van een activiteit van private opsporing voorziet de WPO in een aantal verplichtingen, onder meer inzake vergunningen, en formaliteiten die gerespecteerd dienen te worden in het kader van een onderzoek. Zo worden bijvoorbeeld een aantal verplichtingen voorzien die gerespecteerd moeten worden in het kader van een interview, dan wel een observatie.

Tevens luidt artikel 65 van de WPO als volgt:

“Indien de betrokkene een werknemer is van de opdrachtgever, mag de opdrachthouder een opdracht van private opsporing slechts aanvaarden indien de toelating om een private opsporing uit te voeren en de nadere regels van private onderzoeken op de werkvloer, uitdrukkelijk en transparant bepaald zijn in een reglement.”

Aldus dient de werkgever te beschikken over een intern reglement waarin de toelating om een private opsporing uit te voeren, alsmede de nadere regels van private onderzoeken, uitdrukkelijk en transparant worden uiteengezet.

Voorts blijft de tekst van artikel 65 enigszins vaag.

Uit de voorbereidende werken van de wet kan afgeleid worden dat er gestreefd dient te worden naar de grootst mogelijke transparantie naar de betrokkene toe met betrekking tot de activiteiten van private opsporing die al dan niet op de werkvloer mogen plaatsvinden en de modaliteiten die daarbij gerespecteerd moeten worden.

Het bewuste intern reglement zal dan ook moeten voorzien in bepalingen omtrent de personen of diensten die de bewuste onderzoeken kunnen uitvoeren, situaties waarin private onderzoeken kunnen worden opgestart, de mogelijke onderzoekshandelingen en de mogelijke gevolgen van een privaat onderzoek.

De WPO bepaalt ook niet uitdrukkelijk in welke vorm het reglement moet worden gegoten. Uit de voorbereidende werken blijkt dat dergelijk reglement kan worden ingevoerd, bijvoorbeeld middels een CAO, arbeidsreglement of beslissing van de ondernemingsraad.

Ons inziens zou het reglement kunnen ingevoerd worden middels een interne policy die door de werkgever wordt opgesteld en die uitdrukkelijk aan de werknemers ter kennis wordt gebracht en voor ontvangst, idealiter voor akkoord, wordt ondertekend. Minstens zal dienen te blijken dat het reglement op een afdoende wijze werd gecommuniceerd, zodat de werknemers er in elk geval kennis van hebben kunnen nemen.

Zoals hierboven aangehaald, is de WPO in werking getreden op 16 december 2024. Wat de verplichting betreft om te voorzien in een intern reglement, werd evenwel voorzien in een overgangsperiode van twee jaar, zodat rekening moet worden gehouden met een uiterlijke termijn van 16 december 2026.

Tegen dan zal elke werkgever, in het kader van een privaat onderzoek naar een werknemer, dienen te beschikken over een intern reglement.

Zo niet, riskeert het gehele onderzoek nietig te zijn en zal één en ander beschouwd kunnen worden als onrechtmatig verkregen bewijs en mogelijks niet in aanmerking worden genomen door de rechtbank in het kader van een gerechtelijke procedure.

Immers voorziet artikel 101 van de WPO uitdrukkelijk dat de artikelen 7, 8, 57, 58, 62, 65, 81, 87, 96 en 109 worden voorgeschreven op straffe van nietigheid.

Aangezien de deadline nadert, raden wij alle werkgevers dan ook aan om tijdig het nodige te doen met het oog op de opmaak van een intern reglement.

Datum van publicatie: juni 2026