Hoe kunnen aandeelhouders of bestuursorganen van vennootschappen vergaderen in tijden van “social distancing”?

In coronatijden worden fysieke bijeenkomsten maximaal vermeden. Voor elke ontmoeting gelden strikte voorwaarden, in het bijzonder de verplichting om tussen personen steeds een afstand van minstens 1,5 meter te respecteren.

Is het dan wel wenselijk en praktisch haalbaar om vennootschappen algemene vergaderingen of raden van bestuur te laten organiseren?

Bij Koninklijk besluit nr. 4 van 9 april 2020 “houdende diverse bepalingen inzake mede-eigendom en het vennootschaps- en verenigingsrecht in het kader van de strijd tegen de Covid-19 pandemie” werden een aantal tijdelijke maatregelen ingevoerd.

Het Koninklijk Besluit nr. 4 van 9 april 2020 biedt vennootschappen extra mogelijkheden om algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuursorgaan te organiseren. Deze mogelijkheden hebben tot doel om vennootschappen meer flexibiliteit te bieden in corona-tijden en hebben een tijdelijk karakter.

Algemene vergaderingen

Mogelijkheid 1: vergaderen zonder fysieke aanwezigheid

1.         Het bestuursorgaan kan ervoor opteren om de algemene vergadering van de vennootschap te laten doorgaan zonder fysieke bijeenkomst van de aandeelhouders, zelfs indien de statuten geen regeling in die zin zouden bevatten.

In dat geval moet aan de aandeelhouders een tweevoudige mogelijkheid worden geboden om te stemmen, hetzij via een stemformulier, hetzij via een volmacht.

Welke vermeldingen het stemformulier moet bevatten, wordt voor naamloze vennootschappen in detail geregeld door artikel 7:146 W.V.V. Voor de andere vennootschapsvormen (zoals de besloten vennootschap) wordt bij eventueel gebrek aan statutaire regeling eveneens teruggegrepen naar artikel 7:146 W.V.V.

Voor de stemming bij volmacht kan het bestuursorgaan een persoon aanduiden die als volmachthouder zal optreden.

De stemformulieren en volmachten kunnen “met alle mogelijke middelen”, waaronder een e-mail met een gescande of gefotografeerde kopie van het ingevulde en ondertekende document, worden verstuurd naar het door de vennootschap aangegeven adres. Deze documenten moeten de genoteerde vennootschap ten laatste de vierde dag die de dag van de algemene vergadering voorafgaat, bereiken. Niet genoteerde vennootschappen kunnen dezelfde termijn opleggen.

De leden van het bureau van de algemene vergadering (o.a. de voorzitter, secretaris, … indien er een bureau is), de leden van het bestuursorgaan, de commissaris (indien er een commissaris is) en de aangewezen volmachthouder kunnen op afstand aan de algemene vergadering deelnemen, bijvoorbeeld door een telefonische of videoconferentie. Komen zij toch fysiek samen, dan moeten de op dat ogenblik geldende maatregelen ter bestrijding van de Covid-19 pandemie vanzelfsprekend stipt worden nageleefd, waaronder de verplichtingen inzake social distancing.

Voor algemene vergaderingen waarvan de beslissingen bij authentieke akte moeten worden vastgesteld (zoals statutenwijzigingen die notarieel dienen te worden geregeld), zal een fysieke verschijning voor de notaris met het oog op de ondertekening van de akte steeds nodig zijn, maar is een regeling uitgewerkt waardoor minder handtekeningen (lees: aanwezigen) vereist zijn.

Dat de algemene vergadering reeds voor de inwerkingtreding van de nieuwe regeling was bijeengeroepen, vormt als dusdanig geen beletsel om voor het houden van de vergadering alsnog toepassing te maken van de versoepelde regeling.

2.         Wordt voormelde procedure voor het houden van een algemene vergadering toegepast, dan kan de vennootschap opleggen dat de aandeelhouders alleen schriftelijk vragen mogen stellen, waarbij ook kan worden voorzien dat eventuele vragen ten laatste de vierde dag die de algemene vergadering voorafgaat, dienen te worden meegedeeld.

Deze vragen dienen door het bestuursorgaan hetzij schriftelijk te worden beantwoord ten laatste op de dag van de algemene vergadering, maar steeds voor de stemming, hetzij mondeling indien de algemene vergadering via telefonische of videoconferentie kan worden gevolgd.

Mogelijkheid 2: de vergadering uitstellen

3.         Het bestuursorgaan kan er ook voor opteren om de algemene vergadering uit te stellen (zelfs als de algemene vergadering reeds was bijeen geroepen). Voor de uitgestelde vergadering zal steeds een nieuwe oproeping vereist zijn.

4.         Indien van de uitstelmogelijkheid gebruik wordt gemaakt, worden een aantal wettelijke termijnen met 10 weken verlengd. Het betreft onder meer de termijn van 6 maanden na de afsluiting van het boekjaar voor de goedkeuring van de jaarrekening en de termijn van 7 maanden na de afsluiting van het boekjaar voor neerlegging van de jaarrekening.

5.         Opgelet: niet alle algemene vergaderingen mogen worden uitgesteld. Zo is geen uitstel mogelijk voor vergaderingen bijeengeroepen bij negatief of dreigend negatief nettoactief (de alarmbelprocedure) of voor vergaderingen bijeengeroepen op verzoek van de commissaris of de aandeelhouders. Deze vergaderingen kunnen niet worden uitgesteld, maar kunnen wel zonder fysieke aanwezigheid plaats vinden.

Alternatieven?

6.         Voormelde tijdelijke mogelijkheden vormen geen verplichting. De wetgever biedt extra flexibiliteit aan wie het nodig heeft, maar vennootschappen zijn niet verplicht om daar gebruik van te maken. Het is steeds aangewezen om na te gaan welke mogelijkheden de eigen statuten bieden. Het is best mogelijk dat de statuten voldoende ruimte laten om praktische oplossingen te bewerkstelligen, zonder dat daarvoor toepassing moet worden gemaakt van de nieuwe, tijdelijke, mogelijkheden.

Zo wordt best ook nagegaan of de procedure van schriftelijke besluitvorming niet kan worden toegepast (nv: artikel 5:85 W.V.V.; bv: artikel 7:133 W.V.V.). Deze procedure voorziet in een eenvoudige en gebruiksvriendelijke mogelijkheid om een aantal besluiten die tot de bevoegdheid van de algemene vergadering behoren te nemen via eenparige en schriftelijke besluiten van de aandeelhouders. Als het aantal deelnemers aan de algemene vergadering beperkt is en er een goede verstandhouding bestaat, brengt de procedure van schriftelijke besluitvorming wellicht het minst praktische beslommeringen en werklast met zich.

Vergaderingen van het bestuursorgaan

7.         Ook aan bestuursorganen worden bijkomende mogelijkheden geboden voor het organiseren van vergaderingen. Ook deze mogelijkheden zijn facultatief.

Elke beslissing van een collegiaal bestuursorgaan kan via eenparig schriftelijk besluit van de leden worden genomen (zelfs indien de statuten dit niet zouden toelaten).

Vergaderingen van een collegiaal bestuursorgaan kunnen eveneens worden gehouden via elk telecommunicatiemiddel dat een gezamenlijke beraadslaging toelaat, zoals telefonische of videoconferenties (zelfs indien de statuten geen regeling daaromtrent zouden bevatten of dit niet zouden toestaan).

Voor vergaderingen waarvan de beslissingen bij authentieke akte moeten worden vastgesteld, volstaat dat één door het bestuursorgaan gemachtigd persoon (al dan niet lid van het bestuursorgaan) fysiek voor de notaris verschijnt.

Geldigheidsduur van de bepalingen: de corona-tijd?

8.         Voormelde maatregelen gelden voor de periode van 1 maart 2020 tot en met de einddatum van 3 mei 2020, met dien verstande dat deze einddatum nog kan worden verlengd (wat waarschijnlijk lijkt).

Om na te gaan of de nieuwe bepalingen al dan niet van toepassing zijn, is het belangrijk de uiterste termijn te kennen waarop de vergadering moet worden bijeengeroepen. De maatregelen gelden voor de vergaderingen die moeten worden opgeroepen in de periode van 1 maart 2020 tot en met de einddatum van (voorlopig) 3 mei 2020.

Een vergadering opgeroepen voor de einddatum (voorlopig is dit dus 3 mei 2020) mag nog volgens de nieuwe bepalingen worden gehouden, zelfs indien de vergadering na de einddatum doorgaat.

Update: Bij Koninklijk Besluit van 28 april 2020 werd de oorspronkelijke einddatum van 3 mei 2020 verlengd tot 30 juni 2020.

Mocht u verdere vragen hebben, dan staan wij graag ter beschikking voor bijkomende toelichting.

Hou het veilig en draag zorg voor elkaar!

CONTACTPERSOON